Termos de Uso — Empresa
1Aceitação
Ao criar uma conta, contratar a assinatura, marcar os campos de aceite ou usar o aplicativo Otimize Contábil, a Empresa concorda com estes Termos e com a Política de Privacidade da Empresa. Se não concordar, não utilize o serviço.
2Quem somos e o que oferecemos
A Otimize Contábil (“Otimize”) é um aplicativo para iPhone e Android, desenvolvido e operado pela Sephara IA, para a gestão simples de empresas pequenas. O aplicativo reúne:
- cadastro de funcionários com nome, função, setor, salário e e-mail, com a folha ativa somada e separada por setor;
- cadastro de clientes com nome, e-mail, telefone, documento e observações;
- cadastro de produtos e serviços com preço;
- cobranças com número, valor, vencimento e envio por e-mail, com acompanhamento de pendentes, atrasadas e quitadas;
- caixa com saldo, entradas, saídas, gastos fixos, valores a receber, gráficos e movimentações;
- importação de extrato bancário em CSV ou PDF com texto;
- lembretes de pagamentos e recebimentos e alertas do mês;
- armazenamento de comprovantes de pagamento, recibos e notas;
- notas da empresa;
- assistente de voz que entende comandos falados, executa a ação e responde em áudio;
- conexão opcional com o C6 Bank para gerar cobrança Pix com código copia e cola.
Não somos:
- banco, instituição de pagamento ou financeira: não recebemos, não guardamos nem repassamos o dinheiro das cobranças;
- contabilidade, escritório contábil ou consultoria jurídica, fiscal ou trabalhista;
- sistema de folha de pagamento oficial: o aplicativo não emite holerite e não calcula INSS, FGTS ou eSocial;
- a Apple, o Google, o C6 Bank ou qualquer outro terceiro cujos serviços a Empresa use junto com o aplicativo.
3Elegibilidade e cadastro
O serviço é destinado a empresas e profissionais com atividade regular (pessoa jurídica, MEI ou profissional autônomo), representados por pessoa maior de 18 anos com capacidade civil. O cadastro exige nome, empresa, e-mail e senha verdadeiros. O uso com dados falsos ou para fins ilícitos pode levar ao encerramento da conta.
4Conta e credenciais
A Empresa deve:
- informar dados verdadeiros e mantê-los atualizados;
- guardar e-mail e senha em sigilo e alterar a senha se suspeitar de uso indevido;
- responder por tudo o que for feito com a sua conta, inclusive por comandos de voz dados no aparelho;
- proteger o aparelho com bloqueio de tela;
- comunicar imediatamente qualquer acesso indevido a suporte@sepharaia.com.
5Obrigações da Empresa
A Empresa declara e se obriga a:
- cumprir a LGPD, o Código de Defesa do Consumidor, a legislação trabalhista, tributária e de comunicações aplicável ao seu negócio;
- ter base legal para cadastrar os dados de funcionários e clientes no aplicativo e para enviar e-mails de cobrança a eles;
- informar funcionários e clientes, de forma clara, que seus dados são tratados em sistema informatizado de terceiros (a Otimize);
- cadastrar somente os dados necessários e não registrar, nos campos livres como observações e notas, informações sensíveis ou desnecessárias (saúde, religião, orientação sexual, senhas, dados completos de cartão);
- não usar o aplicativo para cobrança indevida, golpe, assédio, conteúdo ilícito ou que viole direitos de terceiros;
- conferir valores, datas, clientes e e-mails antes de enviar uma cobrança ou confirmar um lançamento;
- responder sozinha por preços, descrições, prazos, cobranças, relações com seus clientes e obrigações com a sua equipe.
6Folha e dados de funcionários
A folha do aplicativo mostra quem está ativo, o salário e o total por setor, para que a Empresa enxergue o custo da equipe ao lado do caixa. Ao desativar um funcionário, o salário sai da soma; ao reativar, volta.
A folha da Otimize é um controle gerencial. Ela não emite holerite, não calcula encargos nem tributos e não envia informações ao eSocial. A Empresa continua responsável por cumprir suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, com o apoio do seu contador.
7Clientes, produtos e cobranças
A Empresa cadastra clientes, produtos e serviços e gera cobranças. Quando a Empresa envia a cobrança, o e-mail é disparado em nome dela, para o endereço do cliente cadastrado. Por isso:
- a Empresa é a única responsável pelo conteúdo, pelo valor e pela legitimidade da cobrança;
- a cobrança é criada com número e vencimento. Quando a data não é informada por voz, o padrão é de 7 dias;
- se o cliente não tiver e-mail cadastrado, o aplicativo avisa antes do envio;
- a Empresa pode reenviar o e-mail, marcar a cobrança como paga e desfazer a marcação. O status mostrado no aplicativo depende do que a Empresa registra, a menos que haja conexão bancária ativa;
- e-mails podem cair na caixa de spam ou não chegar. O aplicativo não garante a entrega nem a leitura.
8Conexão bancária e Pix (opcional)
Quem usa o C6 Bank pode configurar a conexão no aplicativo, testar a autenticação e gerar cobrança Pix com código copia e cola. A Empresa autoriza a Otimize a usar as credenciais fornecidas apenas para executar essas ações.
- a conexão é opcional e pode ser removida a qualquer momento;
- o pagamento é feito diretamente entre o cliente e o banco da Empresa. A Sephara IA não é instituição financeira, não recebe nem repassa valores;
- as regras, tarifas, limites e a disponibilidade do Pix e da conexão são do banco e do Banco Central, e podem mudar sem aviso;
- a Empresa deve guardar as credenciais do banco com cuidado e revogá-las se suspeitar de uso indevido.
9Assistente de voz e inteligência artificial
O assistente de voz transforma a fala da Empresa em ação (consultar saldo, listar gastos fixos, lançar entrada ou saída, cadastrar cliente, criar nota, gerar cobrança, atualizar dados da conta) e responde em áudio. Para isso, o áudio, o texto reconhecido e o contexto necessário são processados por provedores de reconhecimento de voz e de inteligência artificial contratados pela Sephara IA. Ao usar o recurso, a Empresa reconhece que:
- o reconhecimento e a interpretação são probabilísticos e podem errar nomes, valores, datas e comandos;
- a Empresa deve conferir o resultado antes de enviar uma cobrança ou considerar um lançamento correto;
- a resposta do assistente não substitui orientação de contador, advogado ou consultor financeiro;
- o recurso não deve ser usado em ambientes onde terceiros possam ouvir informações confidenciais da empresa;
- o processamento pode envolver transferência internacional de dados, conforme a Política de Privacidade.
Não diga nem digite ao assistente senhas, códigos de verificação, número completo de cartão ou dados bancários que o comando não exija.
10Caixa, extrato, comprovantes e alertas
- os números mostrados (saldo, entradas, saídas, gastos fixos, a receber, gráficos) são calculados a partir do que a Empresa lança ou importa. Se o lançamento estiver errado ou incompleto, o resultado também estará;
- a importação de extrato lê data, descrição e valor de arquivos CSV ou PDF com texto e transforma em lançamentos. A leitura pode falhar ou errar. A Empresa deve conferir o resultado;
- comprovantes, recibos e notas armazenados no aplicativo são arquivos da Empresa, e ela responde por seu conteúdo e por ter o direito de guardá-los. O aplicativo não é arquivo fiscal oficial e não substitui a guarda de documentos exigida em lei;
- os lembretes e alertas (como pagamentos que vencem em até 3 dias, cobranças atrasadas e caixa baixo) são auxílios. Dependem dos dados cadastrados, das permissões do aparelho e de conexão com a internet, e podem não ser entregues no horário esperado. A Empresa continua responsável por pagar e cobrar no prazo.
11Planos, valor e pagamento
11.1 Valor
| Item | Condição |
|---|---|
| Plano | R$ 47,90 (quarenta e sete reais e noventa centavos) por mês. |
| O que inclui | Acesso às funcionalidades descritas no item 2, hospedagem e operação do aplicativo e suporte pelos canais oficiais. |
| Não inclui | Tarifas e custos de terceiros, como as do banco, do Pix, das lojas de aplicativos, da operadora de internet e do aparelho. |
Valores podem ser atualizados mediante aviso prévio razoável, salvo preço já contratado no período vigente.
11.2 Pagamento
A assinatura é cobrada de forma recorrente, mensalmente, pelo meio informado no momento da contratação (por exemplo, a loja de aplicativos do aparelho ou outro provedor de pagamento). A Empresa autoriza a cobrança recorrente até o cancelamento. A falta de pagamento pode levar à suspensão do acesso.
11.3 Cancelamento e reembolso
- A Empresa pode cancelar a qualquer momento, pelo mesmo meio usado para contratar ou pelos canais oficiais. O acesso permanece até o fim do período já pago.
- Não há reembolso proporcional de período já iniciado, salvo: cobrança em duplicidade, falha reiterada do serviço imputável à Sephara IA, ou direito previsto no CDC (por exemplo, arrependimento em 7 dias nas contratações feitas fora do estabelecimento, quando aplicável ao caso concreto).
- Quando a assinatura for contratada por uma loja de aplicativos, os pedidos de reembolso também seguem as regras dessa loja.
12Dados de terceiros e papéis na LGPD
A Empresa é a controladora dos dados pessoais dos seus funcionários, clientes e demais pessoas que cadastrar ou cujos dados constem de extratos, comprovantes e notas. A Sephara IA atua, em regra, como operadora desses dados, tratando-os por conta e ordem da Empresa, e como controladora dos dados da conta de acesso, da assinatura e dos registros de segurança do aplicativo.
A Empresa deve garantir que tem base legal para inserir esses dados no aplicativo e que atenderá aos pedidos dos titulares. A Sephara IA apoiará a Empresa, na medida técnica possível.
13Segurança e armazenamento
A Sephara IA se compromete a empregar, no estado da arte razoável:
- acesso autenticado por e-mail e senha;
- separação lógica entre as contas, de modo que os dados de uma Empresa não sejam visíveis a outra;
- transmissão por conexão segura (HTTPS);
- armazenamento em ambiente controlado;
- medidas razoáveis contra acesso não autorizado.
Nenhum sistema é 100% inviolável. A Empresa deve usar senha forte, manter o aparelho e o sistema atualizados e não compartilhar o acesso.
14Propriedade intelectual
O aplicativo, a marca Otimize, o layout e os códigos pertencem à Sephara IA. A Empresa recebe licença de uso, não exclusiva, revogável e intransferível, enquanto a assinatura estiver válida. Os dados, comprovantes e notas cadastrados continuam sendo da Empresa e são usados apenas para prestar o serviço a ela.
15Disponibilidade e limitações
O serviço é prestado “como disponível”. Podem ocorrer manutenções, falhas de internet e instabilidades das lojas de aplicativos, de provedores de nuvem, de e-mail, de voz e de IA, e do banco. Não garantimos funcionamento ininterrupto, resultado financeiro ou adequação a todo tipo de negócio.
16Limitação de responsabilidade
Na máxima extensão permitida pela lei:
- a Sephara IA não responde por cobranças indevidas, valores digitados errados, relações da Empresa com seus clientes e funcionários, nem por obrigações fiscais, trabalhistas ou contábeis da Empresa;
- não responde por erros de reconhecimento de voz ou de leitura de extrato que a Empresa não tenha conferido, por e-mails não entregues, nem por falhas de terceiros (banco, lojas, provedores);
- não responde por danos indiretos, lucros cessantes ou perda de chance, salvo dolo ou culpa grave comprovados;
- a responsabilidade da Sephara IA, quando existir, limita-se, em regra, ao valor efetivamente pago pela Empresa nos 12 meses anteriores ao fato, ressalvados os direitos indisponíveis do CDC, quando a Empresa for considerada consumidora no caso concreto.
17Suspensão e rescisão
Podemos suspender ou encerrar contas em caso de inadimplência, violação destes Termos, uso para fraude ou cobrança indevida, ordem legal ou risco de segurança.
18Exclusão da conta (prazo de até 30 dias)
A Empresa pode solicitar a exclusão da conta nas configurações do aplicativo ou pelo e-mail suporte@sepharaia.com.
- O pedido inicia o apagamento ou a anonimização, que pode levar até 30 (trinta) dias corridos para conclusão técnica (backups, filas, provedores, registros).
- Nesse período, o acesso pode ser bloqueado.
- Poderemos reter o estritamente necessário para cumprimento de obrigação legal, defesa em processo, combate a fraude ou guarda de registros fiscais da assinatura.
- A Empresa deve guardar uma cópia dos dados e comprovantes de que precisar antes do pedido. Após a exclusão definitiva, a recuperação pode ser impossível.
- Cancelar a assinatura não exclui a conta automaticamente. Excluir a conta não cancela, por si só, uma assinatura contratada em loja de aplicativos: confirme o cancelamento na loja.
19Alterações destes Termos
Podemos atualizar estes Termos. A data no topo da página prevalece. Mudanças relevantes serão comunicadas no aplicativo ou por e-mail, quando viável. O uso após a atualização indica concordância.
20Lei aplicável e foro
Lei brasileira. Foro da comarca de São Paulo/SP, sede da Sephara IA, salvo foro privilegiado legal (CDC, quando aplicável).